Wat is een PMS systeem?

Property Management System is software dat hoteliers met backoffice en frontoffice taken helpt.

Een PMS systeem (Property Management System) is software dat hoteliers en bed and breakfast eigenaren helpt met het beheren van frontoffice en backoffice taken. Het doel van een PMS is dat het specifieke taken geautomatiseerd uitvoert en inzicht en overzicht biedt in kamerbeschikbaarheid, check-in/check-out, boekingen / reserveringen en administratie en statistieken. Kortom, een PMS geeft inzicht in een hotel.

Klassieke v.s. innovatieve PMS software

Waar de klassieke en langer bestaande PMS software vaak nog uit installatieprogramma's bestaan, zien we dat de trend van tegenwoordig SaaS modellen zijn. Software aangeboden via het internet en aanspreekbaar via je browser. We brengen de verschillen in kaart.

PMS installatie, stabiel maar beperkt

Het grootste nadeel van de 'oldskool' PMS platforms is dat deze vaak op een computer of netwerk geïnstalleerd moeten worden. Zo'n offline installatie zorgt ervoor dat er netwerkbeheer is vereist. Dit brengt kosten met zich mee, maar zorgt nog wel eens voor problematieken en ergernissen. Zo is het vaak niet op afstand te bereiken en bij storingen en calamiteiten moet een interne medewerker of ingeschakeld IT bedrijf worden geraadpleegd. Toch gebruiken veel grote hotelgroepen vanwege de betrouwbaarheid van de software vaak nog de installeerbare versies. We zetten de voor- en nadelen even op een rij.

Voordelen PMS systeem op eigen netwerk

• Je hebt je eigen data in eigen beheer
• Voor veel functionaliteiten heb je geen eigen internetverbinding nodig, de software draait lokaal
• Minder afhankelijk van externe partijen zoals de software leverancier en internetprovider
• Je hebt de snelheid van de applicatie meer in eigen hand

Nadelen PMS systeem op eigen netwerk

• Je moet zelf zorgen voor netwerk- en IT beheer (en kennis)
• Bij storingen en calamiteiten doe je zelf beroep op je personeel of een extern IT bureau
• Het is essentieel zelf back-ups te maken en zorgvuldig op te slaan. Ook recovery procedures zijn van groot belang
• Vaak (niet altijd) is offline software op afstand niet te benaderen. Zo wel, dan gaat dit vaak omslachtig met remote desktop connecties
• Meestal duurder omdat je interne kosten maakt buiten de reguliere licentie tarieven

Moderne webtechnologie

Nieuwe en moderne PMS platforms worden voornamelijk middels webapplicaties aangeboden. De zogenaamde SaaS (Software as a Service) pakketten kunnen worden benaderd vanuit de browser. Je logt online in en je kan direct aan de slag.

Voordelen PMS webapplicatie

• Meestal goed bereikbaar op telefoons
• Vanuit de cloud en daarmee 24/7 overal en altijd toegang tot je hotel, niet meer gelimiteerd tot specifieke workstations
• Geen last van updates, je maakt altijd gebruik van de nieuwste applicatie
• Financieel vaak interessant, SaaS licentiemodellen zijn vaak gunstiger
• Nauwelijks interne IT meer nodig

Nadelen PMS webapplicatie

• Het ontwikkelen van een webapplicatie is laagdrempeliger. Pas op dat je met een professionele partij te doen hebt, die zorgvuldig omgaat met jouw data
• Je data is in handen van een externe partij. Zij hosten dit in een datacenter, mogelijk in het buitenland waar andere regels gelden. Laat je juridisch informeren en sluit minimaal een verwerkingsovereenkomst af
• Je bent afhankelijker van de PMS leverancier. Vraag na wat de continuïteit is wanneer er iets met de leverancier gebeurt
• Heeft de PMS leverancier een storingsdienst, die 24/7 bereikbaar is? Hoe gaan zij om met storingen en hoe snel acteren zij? Je hebt dit niet zelf in de hand, dus bereid je voor en weet hoe de partij handelt

Conclusie, online of offline PMS?

Wat ons betreft hebben de tijd van de offline PMS toch echt wel gehad. Ze zijn er nog, maar worden steeds minder toegepast. En niet voor niets. Moderne technieken geeft ons meer mogelijkheden. De voordelen van de offline PMS platforms wegen niet meer op tegen de voordelen en het gemak van de online varianten. De huidige maatschappij (thuiswerken bijvoorbeeld) dragen er ook aan bij dat een online PMS de beste optie is als je nu overweegt een PMS af te nemen.

Welke PMS software past bij mijn hotel?

De jacht op een PMS systeem dat het best aansluit op de behoeften van jouw hotel, is er met de groei van het aantal systemen niet makkelijker op geworden. We zien de afgelopen jaren steeds meer hotel software ontstaan. Om je toch een beetje te helpen om de juiste software te vinden, een checklist waar software volgens ons aan moet voldoen.

• Een geïntegreerde channel manager. Er zijn veel reserveringssystemen die je kan koppelen met een channel manager, maar een all-in PMS inclusief channel manager zou toch al snel de voorkeur hebben.
• Heeft het PMS dat je op het oog heeft een website module? Wat ons betreft pluspunten. Je wil immers wel dat er rechtstreeks via jouw website geboekt kan worden. Dat is immers commissievrij! Sommige PMS platforms beschikken zelfs over een volwaardige webbuilder. Daarmee zet je je eigen hotel website neer en ben je in een handomdraai klaar.
• Kijk naar de doelgroep. Focust de software zich met name op de internationale grote markt of zijn er met name kleine hotels en bed and breakfasts aangesloten? De focus van de applicatie moet in lijn zijn met jouw hotel. Bij voorkeur ben je voor hen een 'gemiddelde klant'. Zo weet je dat je goed zit, omdat deze leverancier inspeelt op de behoefte die jij hebt.
• Goedkoop is duurkoop? In de softwarewereld toch niet altijd. Een product krijgt vaak een hogere waardering als het bedrag hoger is, maar trap niet altijd in hoge bedragen. Oude software is over het algemeen duurder omdat zij de techniek moeten 'inhalen', terwijl nieuwe software alleen hoeft 'bij te blijven'.
• Uitstraling en afwerking van software aan de voorkant, zegt vaak (zeker niet altijd!) iets over de achterkant. Wordt er alle aandacht besteedt aan de detail die voor jou zichtbaar is? Dan zit het vaak ook wel snor met de nette afwikkeling 'in de keuken'.
• Gebruik een vergelijkingssite om producten naast elkaar te leggen. Zo zie je vaak in een oogopslag wat de mogelijkheden en de licentietarieven van software zijn. Dit maakt de selectie al een stuk eenvoudiger.
• Betaal je extra voor ondersteuning of is dit inbegrepen? Hoe makkelijk kan je rechtstreeks contact leggen en verloopt dat telefonisch? Is de partij 24/7 bereikbaar voor calamiteiten en in welke taal?
• Al met al de beste methode om software te leren kennen is door het te proeven. Meestal kan er een trial worden aangemaakt zodat je kan uitproberen of het je bevalt.