Datum: 01-12-2019

Startersgids, aan de slag met MyTourist

In deze startersgids leggen we in eenvoudige stappen uit hoe je als nieuwe MyTourist gebruiker aan de slag kan met de basisfunctionaliteiten. We geven je tips om eenvoudig van de software gebruik te maken en hoe je de hotel software inricht en configureert.

Vragen? Gebruik de realtime chat

Heb je gaandeweg vragen? Schroom niet om contact op te nemen. Tijdens kantoortijden kan dit door middel van de realtime chat, zodat je direct een antwoord op je vraag hebt. Dit werkt eenvoudig vanuit de software. Rechtsboven, links naast je profielafbeelding, tref je een 'chat icoontje'. Klik deze aan om direct in gesprek te komen met een MyTourist medewerker. Hij helpt je graag weer op weg!

Voorkeuren en algemene hotel (adres)gegevens

De eerste stap is het invoeren van enkele gegevens. Deze stap is belangrijk om alle functionaliteiten van MyTourist te activeren. Als voorbeeld zullen we kamers moeten aanmaken om een kalender te kunnen presenteren. Klik op Instellingen vanuit de menubalk.

Je treft in dit instellingenoverzicht een overzicht van opties, die je het best in de volgorde kan doorlopen. We omschrijven de opties:

Je accomodatie

Een pagina met standaard gegevens over jouw hotel. Het betreft hier met name de lokatie- en contactgegevens. Deze worden toegepast op boekingsbevestigingen, facturen, je hotel website en alle verdere communicatie naar gasten.

Kamertypes en kamers

Je eerste kamertype! Een kamertype is een groep van kamers die met elkaar overeenkomen (zelfde indeling, prijs, grootte etc.) Kies een naam, categorie en het aantal individuele kamers dat zich in deze groep / kamertype bevindt. De prijs is een basistarief (zonder vaste kosten zoals toeristenbelasting en eindschoonmaak) per nacht. Deze kan later voor specifieke periodes (laag/hoogseizoen etc.) worden overschreven.

Het aantal opgegeven individuele kamers wordt aangemaakt en voorzien van een uniek nummer. Deze kan je nog eventueel wijzigen naar je eigen kamernummers.

Verder kan je bij kamertypes alle instellingen en informatie beheren die bij deze kamers behoren. Teksten, foto's, check-in/uit mogelijkheden (om specifieke weekdagen te blokkeren voor check-in/out), producten (gaan we later uitgebreider op in) en prijsprofielen (komt ook later aan bod).

Prijsprofielen

In de vorige stap hebben we een eerste kamertype aangemaakt. Daarbij is een basistarief opgegeven. Voor die prijs hebben we reeds automatisch een eerste prijsprofiel aangemaakt. Een prijsprofiel behoort dus tot een specifieke kamertype. Met prijsprofielen kunnen opties worden opgegeven die bij de door jou bepaalde voorwaarden een prijsberekening kunnen toepassen voor boekingen. Voor alle uitleg over prijsprofielen raadpleeg je het artikel "Wat zijn prijsprofielen?".

Producten

De toepassing van producten is breed. Denk aan bij te boeken producten (zoals een kinderbedje of ontbijt) voor upselling tijdens het reserveren of tijdens een verblijf, verplichte producten (zoals eindschoonmaak) of het aanbieden van een arrangement waar producten (zoals ontbijt) reeds bij inbegrepen zijn. Lees meer in het artikel "Productbeheer".

Facturen en betalingen

Diverse instellingen voor facturatie, betalingen en aanbetalingen. Belangrijk zodra je facturen naar je gasten wilt versturen.

Toeristenbelasting

Toeristenbelasting werkt op basis van regels. Voor toeristenbelasting wordt in veel landen namelijk een bedrag toegepast op basis van leeftijdscategorieen. Bij het aanmaken van een regel kies je een naam, leeftijd (vanaf) en een prijs per persoon per nacht.

Btw tarieven

Btw tarieven werkt evenals toeristenbelasting middels regels. Voeg de regels (btw tarieven) toe die voor jou van toepassing zijn. Bij productbeheer kan je een btw tarief aan producten koppelen. In dit overzicht van btw tarieven kan je een btw tarief selecteren die wordt toegepast op je logies.

Channel Manager

Een channel manager koppelt externe boekingssites (Booking.com, Expedia, Airbnb etc.) aan elkaar. Het synchroniseert onder andere de beschikbaarheid, prijzen, min/max verblijfsduur en check-in/out mogelijkheden. Ook ontvangt en verwerkt de MyTourist channel manager de gastgegevens en plaatst de boekingen in jouw centrale boekingskalender. Het geeft een centraal overzicht en beheeromgeving voor al je externe koppelingen. Bij Channel manager ben je zelfstandig in staat diverse koppelingen te leggen. Niet voor alle kanalen is een zelfstandige connectie mogelijk, dus neem contact met ons op als het gewenste kanaal er niet tussen staat.

Automatische e-mails

Je gasten geautomatiseerd op de hoogte brengen bij nieuwe boekingen, wijzigingen, voor aankomst, na vertrek etc? De MyTourist Automail functionaliteit geeft je de vrijheid om je e-mailsjablonen in te voeren die vervolgens geautomatiseerd naar je gasten wordt verstuurd. Alles over automail lees je in "Hoe werkt automail?"

Functionaliteiten

Met het doorlopen van de instellingenpagina is de basis gelegd. Jouw MyTourist account is compleet geconfigureerd en alle functies zijn nu te activeren en te gebruiken. Hieronder vind je de belangrijkste functies en een globale toelichting. Voor specifieke onderdelen biedt de kennisbank voor alle functionaliteiten en mogelijkheden een specifieke omschrijving.

Boeking aanmaken

Je eerste boeking handmatig aanmaken! Linksboven in het menu tref je een groene button. Deze heeft een prominente en vaste positie zodat deze altijd toegankelijk is. Sta je een gast telefonisch te woord of ontvang je een reserveringsverzoek per e-mail of aan de receptie, dan kan je direct handmatig een boeking aanmaken. Selecteer de gewenste periode en het systeem zoekt realtime naar beschikbare kamers en prijsprofielen / arrangementen. Koppel de boeking aan een bestaande gast of maak een nieuwe gast aan.

Zodra je op toevoegen hebt geklikt, wordt de beschikbaarheidswijziging direct gepushed naar eventueel gekoppelde boekingsplatforms en uiteraard naar de boekingsmodule op jouw website. Je komt op de pagina van de betreffende boeking uit. Deze pagina bevat een logische indeling: links alle contact- en boekingsgegevens (kamer, arrangement, notities e.d.) en aan de rechterzijde tref je de financiele gegevens (prijsberekening, betalingsgeschiedenis, factuur en voucher).

Boekingen

Boekingen is de pagina die over het algemeen het meest wordt gebruikt. Het geeft een duidelijk overzicht van je bezettingen, tarieven en kamers. Je switcht eenvoudig naar de gewenste periode en je hebt hier alle vrijheid in het beheren van je reserveringen en het aanpassen van je aanbod.

Handig om te weten:

  • Zodra je met je muis over een boeking beweegt, worden de belangrijkste gegevens over de boeking weergegeven. Klik je op een boeking, dan opent de boekingspagina met alle gedetailleerde informatie.
  • Een boeking met meerdere kamers is te herkennen aan het paperclip icoontje. Heb je een notitie toegevoegd aan een boeking, dan wordt dit middels een geel regeltje zichtbaar gemaakt. Ook wordt de opmerking getoond zodra je met je muis over de boeking beweegt.
  • De bulktool is een dynamische wijzigingsmogelijkheid om over een specifieke periode aanpassingen door te voeren. Klik bij een datum in je boekingskalender op de regel van beschikbaarheid of prijs om de bulktool te openen.
  • Lijstweergave / printversies en exports bevinden zich rechtsboven. Ook handig is de compacte weergave die alleen de beschikbaarheid toont en alle prijsprofielen en kamertypes verbergt. Bij hotels met meer kamers geeft dit een rustiger en overzichtelijker beeld.

Gasten

Gasten toont een overzicht van alle gasten die in het verleden, heden of toekomst in je hotel verblijven. Bovenaan tref je een overzicht van gasten die momenteel of binnenkort in je hotel aanwezig zullen zijn.

Handig om te weten:

  • Er kunnen meerdere reserveringen aan een gast gekoppeld zijn. Een terugkerende gast kan op deze manier eenvoudig worden bediend en notities (bijv. voor wensen, allergien etc.) blijven hiermee bewaard.
  • Vervelende gasten? Schakel de blacklist voor deze gast in. Zo ontvang je een notificatie wanneer deze gast nog eens in jouw hotel boekt. Ontvang jij een boeking die door een andere MyTourist hotelier als onprettig is gemarkeerd? Dan ontvang jij anoniem een bericht zodat je extra alert bent.
  • Het aanmaken van gasten is mogelijk via dit overzicht, maar wordt niet vaak gebruikt. Het is praktischer en logischer om vanuit het aanmaken van een boeking een bestaande gast te selecteren of te kiezen voor het aanmaken van een nieuwe gast. Deze zal in het gastenoverzicht zichtbaar worden.

Hotel website

Bij "Webpagina" in het menu beschik je over de mogelijkheid teksten in te voeren, je logo te uploaden en een kleur te kiezen die wordt toegepast voor jouw hotel website. De website score geeft tips om de werking en zoekmachine optimalisatie van je webpagina te verbeteren. Via de tijdelijke link die in beeld wordt gebracht, kan je jouw hotel website alvast bekijken voordat je deze live zet.

Je eigen domeinnaam activeren? Ga naar "Domeinnaam en taalopties" en voer jouw domeinnaam in. Er zal eenmalig een technische koppeling gelegd moeten worden door middel van een DNS wijziging. Neem contact met ons op om dit zonder downtime te laten geschieden.

Boekingsmodule

Je hebt al een website en wilt uitsluitend de boekingsmodule op je eigen bestaande website integreren? Ook dat is uiteraard mogelijk. Bij Webpagina in het menu van MyTourist vind je een toelichting om de booking engine te implementeren. De toepassing werkt altijd, van Wix tot Wordpress tot custom websites. Vanzelfsprekend helpen wij je graag persoonlijk om de koppeling met jouw website tot stand te brengen.

Sightseeing databank

De kans is groot dat er al bezienswaardigheden uit jouw omgeving zijn toegevoegd. Dit komt doordat jouw Sightseeing databank ook gevuld en bijgehouden wordt door hoteliers uit jouw omgeving. Handig, want zo besparen lokale hoteliers elkaar tijd en wordt er samen zorg gedragen voor een actuele database. Standaard heb je de mogelijkheid binnen een straal van 70km interessante bezienswaardigheden toe te voegen.

De bezienswaardigheden worden gepresenteerd op jouw hotel website zodat gasten zich kunnen orienteren in jouw omgeving. Natuurlijk wil je het beheer behouden wat er gepresenteerd wordt. Daarom kan je op categorieen filteren. Ga naar Webpagina in het menu en klik op bezienswaardigheden. Het is hier mogelijk om faciliteiten die je zelf ook aanbiedt (zwembad, restaurant etc.) uit te sluiten.

Datum: 01-12-2019
Is je vraag beantwoord?
Wij vinden het belangrijk jou van het beste antwoord te voorzien. Daarom optimaliseren we graag onze kennisbank. Heeft dit artikel jou geholpen en is jouw vraag beantwoord?
De meest gebruikte zoektermen: "Hoe koppel ik Booking.com?", "Prijsprofielen", "Hoe wijzig ik de taal?", "Domeinnaam koppelen"

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait. Als je doorgaat met het gebruiken van deze website, gaan we er vanuit dat je ermee instemt.

Akkoord