Hotel automatisering met Zapier

Integreren, automatiseren en innoveren. Dit zijn de drie stappen waarin Zapier wereldwijd applicaties aan elkaar koppelt en data uitwisselt. We werken allemaal met een groot scala aan tools voor productiviteit. Outlook voor je e-mail, Teams voor online vergaderingen, een boekhoudprogramma om je financiën bij te houden, WeTransfer voor het versturen van grote bestanden, Dropbox voor het opslaan van bestanden, Google Sheets voor geordende data en zo kan ik nog even door gaan. Steeds meer tools hebben directe integraties met elkaar. Een hardwarematige A4-scanner met een directe Dropbox integratie. de app van je bank gekoppeld aan je boekhoudsysteem om transacties in te laden en je communicatie met collega's die je via Slack voert is realtime gekoppeld met je Outlook agenda.

Steeds meer apps

We werken allemaal met steeds meer apps. Een leuk weetje, gemiddeld gebruiken we ruim 30 apps op onze telefoons! Ongemerkt zijn we data op meerdere plekken aan het invoeren of acties aan het herhalen. Dit is foutgevoelig en minder snel en efficiënt dan wanneer we dit automatiseren. Bij automatisering gaat het dus vooral om het versturen van een 'signaal' tussen twee applicaties, zodat acties op het juiste moment plaatsvinden óf om data uit te wisselen.

Data uitwisselen met Zapier

Zapier kan worden gezien als een 'doorgeefluik', als we het heel plat uitdrukken. Het ontvangt een verzoek van applicatie A en stuurt het door naar applicatie B. Daarbij is het ook in staat onderweg nog acties met die data uit te voeren. Mutaties, berekeningen, of zelfs vanuit applicatie C data op te halen die we samenvoegen.

API en webhooks

Zapier beschikt over een database van kant-en-klare koppelingen met de grootste softwarepakketen wereldwijd. Natuurlijk zijn er te veel apps om alles zo naadloos te integreren. Er kan daarom via Zapier gebruik gemaakt worden van API's en Webhooks. Lees ook eens dit artikel over automatisering met onze API. Zapier maakt het mogelijk een API koppeling visueel te maken, waarbij je géén code of programmeerkennis nodig hebt en toch alle koppelingen tussen softwarepakketten te leggen die jij graag wil.

Zap, Trigger, Action

Zapier is dus een platform waarin je automatiseringsprocessen kan aanmaken. Elk proces noemen we een "Zap". Een Zap wordt 'getriggerd', dus aangeroepen, op een bepaald moment. Bijvoorbeeld door een webhook. Iets specifieker; een Zap kan bijvoorbeeld worden aangeroepen wanneer er in MyTourist een nieuwe reservering is ontvangen. Via één of meerdere actions wordt daar vervolgens een vervolg op gegeven. Een action kan vanalles zijn:

• Een mail sturen;
• Een rij toevoegen aan je Google Sheet;
• Een afspraak in je agenda toevoegen;
• Data ophalen vanuit een systeem (bijv. via een API);
• Data naar een andere applicatie sturen;
• Berekeningen uitvoeren, bijvoorbeeld aan de hand van ontvangen data.

Door middel van Paths is het mogelijk op basis van ontvangen gegevens een 'keuze' te maken. Als bepaalde data overeenkomt met X, volg dan 'path' A, als het niet overeenkomt met X, volg dan path B.

Hotel automatiseren

Hieronder een aantal praktische voorbeelden voor hotels en andere accommodaties, waarvoor Zapier ingezet kan worden.

SMS notificaties versturen

Je bent onderweg en zeker als ondernemer van een kleine accommodatie niet 24/7 achter je computer. Handig om een SMS'je te ontvangen bij nieuwe reserveringen. Het liefst ontvang je alleen SMS'jes van nieuwe reserveringen waarvan de aankomstdatum vandaag is. Of je wilt alleen SMS'jes ontvangen van boekingen die op een bepaalde tijd binnenkomen. Om het nog iets complexer te maken; SMS'jes ontvangen wanneer je huidige locatie niet binnen een straal van 2KM van een bepaalde locatie is, zijn mogelijkheden die met Zapier prima realiseerbaar zijn.

Koppeling met externe software

Soms kan het handig zijn data uit te wisselen met externe systemen. Denk daarbij aan het automatisch plaatsen van facturen in een boekhoudsysteem plaatsen. Of het wegboeken van drankjes vanuit de bar, direct op de juiste kamer / boeking. Gebruik je een CRM systeem, marketingplatform of mailingplatform? Ook dat koppel je eenvoudig, zodat je bijvoorbeeld nóg eenvoudiger mailings/nieuwsbrieven verstuurt.

Hardwarekoppelingen voor een slimme hotelkamer

De verwarming inschakelen vlak voordat gasten arriveren, de verlichting uitschakelen na check-out, gasten voorzien van een WiFi wachtwoord of de code van de deur van de kamer. Ook koppelingen met hardware zijn oneindig met een API. En met Zapier is de stap nog dichterbij vanwege de laagdrempelige grafische interface.

Alternatieven Zapier

Is Zapier de enige tool voor het automatiseren van dit soort taken, en dat op een grafische manier? Zeker niet. IFTTT is zo'n alternatief, hoewel deze wat meer op de 'geeks', dus de techneuten is gericht. Zapier heeft haar look&feel vormgegeven om alles laagdrempelig en voor de eindgebruiker eenvoudig mogelijk te maken.

Daarnaast zijn er nog vele andere alternatieven, hoewel we deze niet getest hebben. Een aantal voorbeelden zijn Jitterbit, Workato, Boomi en APIANT.

Automatiseer je hotel met MyTourist en Zapier

Vandaag nog starten om je dagelijkse taak te automatiseren? Start je gratis MyTourist proefaccount en automatiseer je accommodatie tot in detail!