Bed and breakfast starten in Portugal

Toen ik 5 jaar geleden samen met mijn partner emigreerde naar Portugal was ik nog vrij blanco in de wereld van de hospitality. Ik was bijna 50 jaar en had een leuke baan in Nederland. Wij wilden echter graag weg uit Nederland en onze kinderen, allemaal rond de 20 jaar stonden er volledig achter. Nog steeds trouwens. Zij wonen allemaal in Nederland en de band is alleen maar hechter geworden. Wij hadden geen diepverlangen naar Portugal. Het is Portugal geworden omdat andere landen afvielen of niet haalbaar waren. Zo had mijn man wel graag naar Suriname gewild en ik naar Turkije maar beiden landen zijn én te ver weg én niet bepaald economisch vriendelijk voor buitenlanders.

Emigreren naar Portugal

We zijn in Centraal Portugal terecht gekomen, in Arganil waar we een kleinschalige, informele Bed and Breakfast runnen: Casa Traca. Wij mikken niet op het massatoerisme, dat is hier ook helemaal niet maar op de rustzoekers en natuurgenieters. Dat maakt ook dat we het minder druk hebben én alle tijd en aandacht voor onze gasten. Echter ook voldoende tijd om andere werkzaamheden te ontwikkelen én oude vaardigheden weer nieuw leven in te blazen. Wij zijn tenslotte geëmigreerd om meer te genieten. Van elkaar, van het leven en vooral zoveel mogelijk alleen maar dingen doen waar je zin hebt en die je leuk vindt.

Onafhankelijke accommodatie in Portugal

Om Portugal meer te promoten en een platform te creëren begon ik al gauw met het adviseren van Rondreizen door Portugal. Hiervoor maak je kennis met veel landgenoten die ook een accommodatie hebben in Portugal. Rondreizen Portugal was geboren. Het bleek dat veel nieuwe accommodatie eigenaren geen website hadden of afhankelijk waren van grote boekingsplatforms die veel commissie gelden kosten. Mijn collega’s hadden geen idee hoe dit te organiseren zelf. Ook bleek er veel kennisgebrek te zijn aan het runnen van een Alojamento Local of Casa do Campo, kleinschalig vakantieverhuur, in Portugal.

Met mijn oude skills van organiseren, samenwerken en bundelen en webdesigner ben ik in dit gat gesprongen en heb ik bijna 3 jaar geleden Portugalore opgericht. Portugalore is een geheel zelfstandig bedrijf voor enerzijds webdesign en SEO optimalisatie en anderzijds een adviesbureau voor Alojamento Local/Casa do Campo in Portugal.

Portugese mentaliteit

Ik heb zelf behoorlijk het wiel moeten uitvinden. Er was nauwelijks informatie te vinden en verdwalend in de Portugese bureaucratie werden we weleens hopeloos. Dit moest toch anders kunnen? Wij als nuchtere Nederlanders komend uit een land waar alles strak geregeld is, kwamen terecht in de zuidelijke mentaliteit: kalm aan, het kan ook een andere keer. Afspraken maken oke, je eraan houden is een heel ander verhaal. Om nog maar niet te spreken over de vele wetten en regels en alle uitzonderingen daarop. Het leek de Portugese taal wel. Een bar lastige taal die ik nog steeds niet onder de knie heb en ook wel nooit zal gaan leren spreken zoals ik dat wil. Echter dit alles bij elkaar maakte al heel snel dat ik dit wilde ombuigen naar iets nuttigs. Waarom zou iedereen opnieuw het wiel moeten uitvinden? Weer moeten worstelen met die Portugese taalbarrière als je net in je nieuwe woonland bent?

Ook al verhuis je binnen Europa er moet evengoed veel geregeld worden. Over dingen nagedacht worden van te voren. Zeker als je ook een B&B, guesthouse, glamping of een ander soort vakantieverhuur wil gaan beginnen. In tegenstelling tot wat veel mensen nog denken mag dit niet zomaar in Portugal. Er zijn veel wetten en regels op het gebied van belastingen, veiligheid, verzekeringen, gastenregistratie, inrichting van de accommodatie, vergunningen en nog veel meer.

Vergunning voor B&B in Portugal

Zo heb je in Portugal een vergunning nodig om een vakantieverhuur accommodatie te openen. Die vergunning kan je niet even ophalen bij de gemeente maar moet aan diverse voorwaarden en eisen voldoen. Zo zijn er voorschriften op het gebied van kamergrootte, brandveiligheid, verzekeringen en hygiëne. Naast de vergunning moet je ook je activiteit gaan aangeven bij de belastingdienst. Ook hier moet je direct al belangrijke keuzes maken. Zoals wil je een Lda of wordt je eenmanszaak, wil je een uitgebreide of vereenvoudigde boekhouding gaan voeren. Ga je wel of niet onder de IVA, BTW regeling vallen of moet je vrijstelling aanvragen.

Ook nadat je eenmaal open bent zijn er regels waar je je aan dient te houden op fiscaal gebied, sociale verzekeringen en nog veel meer. Wat je bijvoorbeeld dient te doen is al je buitenlandse gasten aanmelden bij de vreemdelingen dienst en bij vertrek ook weer afmelden. Als je dan eindelijk denkt alles te weten en onder de knie te hebben veranderen de wet- en regelgevingen weer. De wetten en regels voor Alojamento Local zijn nog niet zo oud. Rond 2010 kwamen de eerste wetten en regels en sindsdien worden die steeds aangevuld en bijgeschaafd. Dit wordt prima gecommuniceerd maar als buitenlander is het heel lastig om op de hoogte te blijven van al deze nieuwe wetten en regels.

Het is anders dan in Nederland waar als je eenmaal geregistreerd staat je automatisch overal post en informatie krijgt. In Portugal moet jezelf over alles je eigen informatie halen. Je krijgt geen belastingaangifte en aanslagen toegestuurd: deze staan bij de belastingdienst in je eigen omgeving. Aan jou de plicht daar regelmatig te kijken. Dit geldt voor elke instantie en voor elke organisatie. Om dit te bundelen hou ik het voor mijn klanten in de gaten. Ik heb een E-book geschreven over het hebben van een Alojamento Local in Portugal. Boordevol informatie maar vooral ook heel veel linken waar je moet zijn voor welke activiteit, actie en informatie. Zo ben je altijd up-to-date. Komen mensen er dan nog niet uit dan help ik ze graag verder.

B&B in Portugal runnen, een complete bedrijfsvoering

Kortom het hebben van een Bed and Breakfast is veel meer dan alleen het ontvangen en vertroetelen van gasten. Het is een complete bedrijfsvoering. Dat is in elk land hetzelfde overal zijn wetten en regels waar accommodatie eigenaren zich aan moeten houden. Een sluitende (gasten)administratie is daar één van. Ook is het een feit dat veel accommodaties zichzelf profileren op meerdere platformen van OTA’s en social media naast hun eigen website. Naast het feit dat ik een groot voorstander ben van directe boekingen via je eigen kanalen, zoals je website. Vind ik ook dat je dit zo strak mogelijk moet organiseren. Geen dubbele boekingen, snelle reactie op (aan)vragen, goede betalingsafhandelingen en vooral nog onafhankelijk zijn en blijven. De grote OTA’s bieden deze functies maar je bent niet onafhankelijk. Daarom ben ik naast directe boekingen ook een voorstander van het gebruik maken van een complete channel manager. Als ik het mensen moeten uitleggen vergelijk ik een channel manager altijd met de perfecte directie-secretaresse maar wel eentje die 24 uur per dag en 7 dagen per week werkt!

Ik ben heel blij met mijn directie secretaresse die mij de gelegenheid geeft om me meer met mijn gasten bezig te houden. Heb jij er al één?

José van der Zwan