Overstappen naar nieuwe channel manager

Er zijn veel channel managers op de markt, elke tool met zijn eigen focus, doelgroep en strategie. Natuurlijk wil je als accommodatie eigenaar op de hoogte zijn van het aanbod en de eventuele extra voordelen en gemakken van andere software. Overstappen is niet iets dat je even in de lunchpauze regelt. Toch wordt er vaak onnodig tegenop gekeken. Daarom geven we je in dit artikel tips om de drempel van een overstap weg te nemen.

Overstapservice

Informeer bij je nieuwe channel manager of zij een overstapservice kennen. Je leert hiermee de service van het bedrijf ontdekken, maar daarnaast weten de mensen achter de channel manager ook exact wat er nodig is en welke stappen je moet doorlopen om hun channel manager probleemloos in te zetten. Is er geen goede overstapservice? Maak dan vooral gebruik van de volgende tips om de stap voor jezelf zonder problemen te laten verlopen.

Demo en/of rondleiding

Een proefaccount kan je helpen om de software te leren kennen. En niet alleen jezelf, maar ook je collega’s kunnen er alvast aan wennen. Het voorkomt dat je twee softwarepakketten voor je eigen zekerheid ‘als fallback’ naast elkaar laat draaien (wat vaak niet haalbaar en soms zelfs onmogelijk is) en je kan alvast checken of het écht werkt zoals jij het voor ogen hebt. Met een proefaccount weet je zeker of het volstaat en of alle functionaliteiten die jij van een goede channel manager verwacht mogelijk zijn. Betrek je collega’s ook bij deze stap en vraag jezelf af welke handelingen je wilt uitvoeren binnen de software. Laat niets aan het toeval over, test alles! ‘Ik ging er vanuit dat dit wel mogelijk zou zijn’, is een excuus die je later niet wilt gebruiken. Zodra iedereen de software kent en begrijpt, stelt de daadwerkelijke stap eigenlijk nog maar weinig voor.

Exporteren en importeren

Je oude channel manager een klein aantal maanden laten overlappen kan geen kwaad. Niet alleen als tijdelijke fallback, maar absoluut om zeker te zijn dat je geen data gaat missen. Denk je alles te hebben overgezet, blijkt na een week dat je de cruciale omzetcijfers van vorig jaar nog niet hebt overgenomen. Stel je eens voor dat je dan geen toegang meer hebt tot de oude software! Het testen van exports vanuit de oude, en imports naar de nieuwe applicatie, kan geen kwaad. Doe dit voordat je de daadwerkelijke switch maakt en beoordeel of de data goed wordt overgezet. Deze stap voer je later gewoon nog eens uit (check even of dat wel mogelijk is en je geen dubbele data krijgt). En die oude exports, bewaar ze voorlopig maar even ;)

Plan een datum en licht iedereen in

Het is een ouderwetse gedachte dat op het moment je de schakelaar omzet 'alles platligt en alles misgaat' ondanks zorgvuldige planning. Dat hoeft echt niet meer! Maar eerlijk, die schakelaar moet op een bepaald moment om. En je wilt voorkomen dat je receptionist de ochtend verbaasd begint terwijl een compleet onverwacht en ander scherm tevoorschijn komt. Een zorgvuldig voorbereide migratie - en daar komt die overstapservice weer bij kijken - voorkomt hoofdpijn en stress op de dag van de wijzigingen. Al met al een eitje! Maar plan die datum wel in.

Noteer de uit te voeren stappen

Je web developer inlichten om de booking engine aan te passen, nogmaals exports en imports uitvoeren, de software aanpassen op de computer bij de receptie. Maak voor jezelf een takenlijstje voor de datum waarop de migratie gepland staat. Structuur zorgt ervoor dat je op de datum van de overstap meestal binnen een uurtje gewoon weer up&running bent en dat er bij je gasten geen hinder is ervaren. Het ergste dat je kan overkomen is dat er chaos ontstaat in de schoonmaak, check-in / check-out etcetera. Zorg eventueel vooraf voor een schoonmaak- en ontbijtlijst en weet wie er die dag vertrekken of aankomen. Print ze desnoods uit zodat je de check-in/outs op de ouderwetse manier met pen en papier kan uitvoeren.

Koppelingen tot stand brengen

Een channel manager is leidend in het uitsturen van beschikbaarheid en prijzen. Zorg er dus voor dat de nieuwe channel manager goed geconfigureerd is. Alle prijsprofielen, toeslagen, acties en afwijkende bedragen moeten goed geconfigureerd worden. Vergeet tevens niet de check-in/out restricties (bijv voor weekend arrangementen), verplichte kosten zoals je eindschoonmaak en bedlinnen, de min. en max. verblijfsduur en uiteraard de beschikbaarheid van kamer(type)s. Pas als de import van boekingen uit het oude systeem geslaagd is en al deze settings goed staan, breng je de koppeling met je boekingssites tot stand. Eigenlijk is dit de laatste en de meest definitieve stap. Hierna kan je stellen dat de switch is uitgevoerd.

Ondersteuning

Tot slot, weet waar je terecht kan voor vragen en problemen tijdens het overstappen naar een nieuwe channel manager. Maar check ook even wanneer de eventuele servicedesk bereikbaar is en wat hun gemiddelde reactietijden zijn. Dit kan bijvoorbeeld invloed hebben op de dag die je uitkiest voor het overstappen. Je wilt niet vrijdagmiddag 'even die stap' maken, terwijl je zaterdagochtend de support medewerkers niet kan bereiken.

Conclusie

Overstappen naar een nieuwe channel manager hoeft niet ingewikkeld, tijdrovend of risicovol te zijn. Doorgaans zien wij data een overstap naar onze channel manager binnen slechts een week al geregeld kan zijn. Natuurlijk plan je dit niet midden in het hoogseizoen en kies je een dag waarop de servicedesk van de software je kan helpen mocht je tegen vragen of problemen aanlopen. Een proefaccount helpt je om zeker te zijn dat de software voldoet aan je wensen en vereisten en een overstapservice geeft je de zekerheid dat er niets vergeten wordt tijdens de stap naar een nieuwe channel manager.