PMS Systeem, waar moet deze aan voldoen?

Een PMS (Property Management Systeem) voor je accommodatie kies je voor een lange termijn. Het maken van de juiste keuze kan lastig zijn en daarom helpen we je een handje met enkele tips.

Wat is een PMS Systeem?

PMS Systeem is software dat hotels, vakantiewoningen, bed and breakfasts etcetera helpt met het versoepelen van taken. Denk aan het faciliteren van (online) check-in, het beheren van je gasten en het voeren van administratie zoals facturatie, prijsberekeningen en management rapportages.

Focus van het PMS

Een bed and breakfast heeft andere wensen dan een vakantiewoning of een groep vakantiewoningen. Een hotel heeft weer andere wensen. Kijk naar de doelgroep van het systeem om te kijken of jij daarin valt. Een veel te uitgebreid systeem of juist een te beperkt systeem is niet wat jou gaat verder helpen, integendeel zelfs.

PMS op mobiel

Wel zo fijn, als je even niet achter je bureau zit, om even een kamer te blocken of een boeking te checken. Deze flexibiliteit is in deze tijd toch wel vrij noodzakelijk. Toch zijn niet alle PMS systemen geoptimaliseerd voor mobiele apparaten zoals telefoons en tablets. Een aandachtspuntje om even te checken.

All-in-one PMS Systeem

Het voordeel van een all-in-one PMS systeem, zoals ons eigen product MyTourist, is dat je direct van alle gemakken voorzien bent. Je hoeft geen losse tools of modules aan elkaar te koppelen en het werkt naadloos in een centrale interface. Er zijn altijd redenen om te kiezen voor een PMS en daarop losse koppelingen (zoals revenue management, een lose channel manager etc.) te implementeren voor specialisme, maar het is zeker de moeite waard een PMS systeem te kiezen die je op zijn minst van basale gemakken voorziet.

Service en ondersteuning

Een belangrijke, de tool kan perfect voor je zijn, maar wat doe je als de nood aan de man is? Kan je in het Nederlands 24/7 contact opnemen met een servicedesk of noodsupport? Er zijn veel pakketten op de markt die hiervoor geen mogelijkheid bieden of dit soort calls uitbesteden. 24/7 bereikbaarheid is belangrijk, maar nog belangrijker is dat je dan een techneut kan spreken die jou weer op weg helpt in plaats van een eerstelijns medewerker die jou vertelt dat je maandagochtend maar weer even moet terugbellen.

Demo of trial?

De huidige trend is dat je software kosteloos voor een korte periode mag uittesten. Je past je kledingstuk toch ook in een pashok in de winkel, voordat je het koopt? Een demo of een trial helpt je goed bij het beoordelen van een PMS:

• Krijg feeling met het product en de gebruikersgemak
• Check of alle benodighdeden voor jouw accommodatie zijn inbegrepen
• Word je geholpen met de overstap? Wat wordt er uit handen genomen?
• Staat iemand jou persoonlijk te woord of moet je het doen met mails, tickets en help artikelen?

Feedback en updates

Vaak wordt een updatelog aangeboden of is zelfs een publieke roadmap beschikbaar. Het laat je zien hoe actief het platform werkt aan doorontwikkelingen en hoe serieus user feedback wordt genomen. Dat laatste is wel een dingetje. Ik spreek zeker wekelijks hoteliers die niet tevreden zijn over hun PMS software omdat het bedrijf geen aandacht besteed aan de feedback en bevindingen van gebruikers.