All-in-one hotel software, wat zijn de mogelijkheden?

All-in-one hotel software combineert diverse losse modules in een centrale app. Zo facilteert het een interface waar je je hotel volledig in kan runnen en processen kan automatiseren en beperkt of voorkomt dat je externe tools nodig hebt. We sommen de basale functionaliteiten op die de totaaloplossingen voor hotels normaliter in het pakket hebben geïntegreerd. Er zijn natuurlijk ook diverse all-in tools die specifieke modules achterwege laten of juist aanvullende modules opnemen.

PMS Systeem

Een Property Management Systeem (PMS) is zo’n beetje de “basis” van je hotel. Het staat in verbinding met alle andere modules en met een PMS Systeem beheer je backoffice en frontoffice taken. Denk bij een PMS systeem aan het volgende:

• Check-in en check-out van gasten
• Overzicht van alle boekingen en gasten, in kalenderweergave cq lijstweergave
• Verzamelen van data en uitdraaien van statistieken en rapportages; van omzetten cq boekhouding, management rapportages tot nachtregister
• Kamertoekenning
• Aanmaken en beheren van boekingen
• Schoonmaaklijsten en ontbijtlijsten

Booking engine

Je gasten eenvoudig via je eigen hotel website laten boeken. Of je Wordpress, Joomla, Drupal, Wix of een ander platform gebruikt; je wilt een eenvoudige integratie zodat gasten direct de beschikbaarheid kunnen inzien, een arrangement en periode selecteren en direct een boeking kunnen plaatsen. Ook online afrekenen direct na de boeking is een functionaliteit dat bij een booking engine behoort. Soms werkt het middels iframes, soms krijg je een URL die je achter een button plaatst.

Hotel website

Sommige all-in hoteloplossingen bieden naast een booking engine zelfs een complete hotel website. Een doorgaans hosted oplossing waarbij je zelf je website invulling geeft en die voorzien is van alle benodigde koppelingen en standaard modules. Denk aan een galerij, kant-en-klaar geïntegreerde booking engine, aanbieden van arrangementen en faciliteiten, bezienswaardigheden in je omgeving etc.

Channel manager

Een channel manager synchroniseert beschikbaarheid, pijlzen en bijhorende eigenschappen (min/max verblijfsduur, check-in/out restricties etc.) over alle OTAs, je website en je eigen directe boekingen. Sommige channel managers laten je per connectie betalen, sommige per kamer, soms zelfs middels commissies en totaaloplossingen willen de channel manager soms volledig en ongelimiteerd in een vast licentiemodel aanbieden.

Automatische gastencommunicatie

Je gasten per e-mail berichten na ontvangst van een nieuwe boeking, voorzien van de WiFi en toegangscode voor de kamer vlak voor aankomst, een online check-in mogelijkheid en een verzoek voor review na vertrek. Als accommodatie beheerder wil je gasten in de watten leggen en persoonlijk benaderen. Toch zijn diverse informatieve berichten een waardevolle aanvulling om te automatiseren.

Facturatie / administratie

Direct en geautomatiseerd een factuur aanmaken, een drankje op een kamer wegboeken en een aanbetaling of restbetaling verwerken. Exports met duidelijke scheiding tussen producten en belastingtarieven voor je boekhouding. Je wordt pas echt ontzorgd als een facturatiemodule in je all-in hotel software systeem is inbegrepen.

Gastenbeheer

Gasten beheren, verjaardagen noteren en daar een melding van krijgen als zij op dat moment in je hotel verblijven en meerdere boekingen aan gasten koppelen voor een optimaal beheer van alle contacten. Gastenbeheer cq CRM is een vereist onderdeel van je totaaloplossing.

Losse modules of juist een totaaloplossing voor mijn accommodatie?

Een all-in-one software oplossing voor hotels biedt diverse voordelen. Het is laagdrempeliger, voordeliger en gemakkelijker. Voor accommodaties kleiner dan circa 30 kamers is dit doorgaans de beste oplossing. Wil je echt het maximale uit je hotel halen en heb je een groot aantal kamers, dan kan het interessant zijn om losse modules van diverse partijen aan elkaar te koppelen. Zo bepaal je per module welke leverancier de beste tool heeft. Het vergt dan wel meer technische kennis en versnippert bovendien de verantwoordelijkheden.

Doorgaans is het voor accommodaties tot circa 30 kamers interessanter een all-in tool te kiezen. Des te groter het hotel, des te groter de kans dat zo’n all-in oplossing beperkingen kent die je kan oplossen met losse modules.

Voordelen van losse modules

• Kies voor elke module welke oplossing het beste bij je past (dus flexibeler en zelf samen te stellen)
• Meer mogelijkheden en specialismen op specifieke gebieden

Voordelen van totaaloplossing

• Eenvoudig en direct gebruiksklaar
• 1 login en 1 licentie, dus niet switchen tussen platforms
• Doorgaans voordeliger
• Een vast aanspreekpunt voor vragen en issues
• Minder zelf “uitzoeken” als een koppeling niet lekker werkt
• Duidelijkere verantwoordelijkheid

All-in-one hotel software in combinatie met losse modules

Natuurlijk is een combinatie van de twee genoemde een prima mogelijkheid. Een losse channel manager integreren in je all-in-one hotel oplossing is geen ongebruikelijke situatie. Of een extern revenue management product door middel van een API koppeling met je all-in tool laten praten. Het kan dus zeker geen kwaad om een aantal externe applicaties in te zetten in combinatie met een all-in-one hotel applicatie.